Wer bisher Rechnungen mit z.B. Office geschrieben und dann als PDF oder mit Papierrechnung per Post verschickt hat, muss sich bald umstellen. Denn sowohl die ausgedruckten oder auch per PDF gesendeten Rechnungen enthalten ausschließlich unstrukturierte Daten, die nicht maschinenlesbar sind. Ein normales PDF, wie auch JpeG, TIFF , PNG , Word-Dokumente oder gescannte Papierrechnungen, sind nur visuelle Darstellungen einer Papierrechnung und erfüllen somit nicht die Anforderungen einer E-Rechnung.
Deswegen müssen Unternehmen ihre Rechnungsstellung / Buchhaltung so umstellen, dass sie in der Lage sind, rechtskonforme E-Rechnung zu versenden. Der Grund ist eine EU-Richtlinie, die genaue Anforderungen an den künftigen Rechnungsaustausch zwischen europäischen Unternehmen vorgibt.

Die Einführung der gesetzlichen Regelung zur verpflichtenden Verwendung von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich erfordert Ihre Aufmerksamkeit. Ab dem 1. Januar 2025 werden sämtliche Unternehmen im B2B-Umfeld dazu gesetzlich verpflichtet sein, im Geschäftsverkehr ausschließlich elektronische Rechnungen zu verwenden.

Es handelt sich um eine strukturierte elektronische Rechnungsform, die eine effiziente elektronische
Verarbeitung ermöglicht. Um den deutschen und europäischen Normen zu entsprechen, ist es dringend ratsam, spezifische Formate wie ZUGFeRD und XRechnung zu verwenden. Diese standardisierten elektronischen Formate integrieren strukturierte Daten direkt in die PDF-Rechnung und erleichtern die digitale Abwicklung erheblich. 

Schauen Sie sich hierzu unseren aktuellen Vortrag zum Thema E-Rechnung an!

Die Papierrechnung

Das traditionelle Format der Papierrechnung ist eine bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Selbst durch eine Digitalisierung der Rechnungsinformationen (z. B. mittels Scans oder digitalen Fotos), die eine elektronische Weiterverarbeitung zulässt, liegen die Rechnungsinformationen nicht strukturiert vor und müssen anschließend manuell oder über zusätzliche Systeme strukturiert in die Buchführungssoftware übernommen werden.

Eine Papierrechnung ist also keine elektronische Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie.

Die PDF-Rechnung

Eine PDF-Rechnung wird zwar in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Es handelt sich jedoch um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Der Schwerpunkt liegt rein auf der papiergleichen visuellen Darstellung der Rechnungsinhalte. Für eine elektronische Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsinformationen ebenfalls manuell oder über zusätzliche Systeme (z. B. Texterkennungssysteme bzw. OCR) in die Buchführungssoftware übertragen werden. Die PDF-Rechnung steht an dieser Stelle exemplarisch für eine bildhaft repräsentierte Rechnung. Weitere Formate wie z. B. “.tif”, “.jpeg”, “.docx” eignen sich ebenfalls für eine rein bildhafte Repräsentation der Rechnung.

Sie alle können keine Grundlage für eine elektronische Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie sein.

1. Januar 2025:
Der Vorrang von Papierrechnungen wird aufgehoben und Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

1. Januar 2026:
Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro ist der Versand von B2B-E-Rechnungen verpflichtend!

Rechnungen im EN-Format werden zum Standard.

1. Januar 2027:
Alle Unternehmen müssen elektronische B2B-Rechnungen senden und empfangen.

Mit ihrem VIDA-Entwurf hat die Kommission auch Vorschläge zum Thema digitale Meldepflichten und E-Invoicing vorgelegt. Zentraler Bestandteil eines künftigen grenzüberschreitenden Meldesystems ist eine in einem standardisierten Datensatz strukturierte E-Rechnung, die ab 2028 innerhalb von 4 Tagen ab Leistungserbringung an die Finanzverwaltung übermittelt werden muss.

Bisher gibt es noch keine Lösungen zu den Portalen.

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung,
> die in einem strukturierten elektronischen Format
> ausgestellt,
> übermittelt und
> empfangen wird
und
> eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

> Die elektronische Rechnung muss der europäischen Norm EN16931 für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen.
> Erfüllt werden diese Anforderungen z.B. von der XRechnung, die u. a. im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1).
> Auch andere Rechnungsformate können jedoch grundsätzlich die Anforderungen erfüllen.

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